Regels in Outlook instellen: zo werkt het, en zo kan het ook zonder

Wat een regel doet

Een regel bestaat uit een voorwaarde en een actie. Bijvoorbeeld: komt er mail van [email protected] binnen (voorwaarde), verplaats die dan naar de map Klanten (actie).

• Outlook loopt je regels van boven naar beneden af. De volgorde doet er dus toe.
• Een nieuwe regel geldt standaard alleen voor mail die vanaf nu binnenkomt. Voor mail die er al staat, voer je de regel apart uit.

Een regel maken in de nieuwe Outlook en Outlook op het web

Snel, vanuit een bericht

1. Klik met de rechtermuisknop op een bericht.
2. Kies Regels › Regel maken.
3. Kies de map waar zulke berichten heen moeten en klik op OK.
4. Wil je meer voorwaarden of acties, kies dan Meer opties, geef de regel een naam en klik op Opslaan.

Via de instellingen

1. Ga naar Instellingen › E-mail › Regels.
2. Kies Nieuwe regel toevoegen.
3. Geef de regel een naam, kies een voorwaarde en een actie, en sla op.

Al je regels beheer je in de nieuwe Outlook onder Instellingen › E-mailregels. Daar zet je ze aan of uit, pas je ze aan, verander je de volgorde, en voer je een regel uit op mail die er al staat met Regel nu uitvoeren.

Een regel maken in de klassieke Outlook

Snel, vanuit een bericht

1. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en kies Regels › Regel maken.
2. Kies een voorwaarde en een actie en klik op OK.
3. Vink eventueel aan dat de regel ook moet draaien op berichten die al in de map staan.

Met een sjabloon

1. Kies Bestand › Regels en waarschuwingen beheren › Nieuwe regel.
2. Kies een sjabloon en vul de onderstreepte waarden in, zoals een naam of een map.
3. Klik op Volgende › Voltooien › OK.

Waarom een regel niet vanzelf werkt

Microsoft noemt zelf een paar redenen:

• Outlook staat niet open. Sommige regels worden op je computer uitgevoerd, niet op de server. Die werken alleen als Outlook op die computer aanstaat.
• Je bent overgestapt naar de nieuwe Outlook. Regels uit de klassieke Outlook die op je computer draaiden, werken niet in de nieuwe Outlook. Je moet ze opnieuw maken.
• Het gaat om een Gmail-, Yahoo- of iCloud-account. De nieuwe Outlook ondersteunt op dit moment geen regels voor accounts van andere aanbieders. Die stel je in bij de aanbieder zelf.
• De ruimte voor regels is vol. Er is geen maximum aantal regels, maar alle ingeschakelde regels samen mogen 256 KB innemen. Is die ruimte op, dan kun je geen regels meer maken of aanpassen.
• Een doorstuurregel naar te veel adressen. Vul je meer adressen in dan je account toestaat, dan werkt de regel niet.

Het onderhoud dat je er gratis bij krijgt

Regels werken goed voor mail die altijd hetzelfde is: facturen, nieuwsbrieven, meldingen. Voor mail van klanten wordt het lastiger. Elke nieuwe klant of leverancier vraagt een nieuwe regel, en een regel die je een jaar geleden maakte doet soms iets wat je vergeten bent.

En het belangrijkste werk blijft liggen. Een regel zet een mail in de goede map, maar beantwoordt hem niet. De vraag van de klant staat er nog steeds, en het antwoord typ jij.

Zo kan het ook zonder regels

Beeylo werkt met je mailbox bij Outlook en Microsoft 365, en ook met Gmail en andere aanbieders. Je koppelt hem, en je stelt niets in: geen regels, geen mappen, geen filters.

In plaats van sorteren kijkt Beeylo wat een klant vraagt. Die vragen staan als keuzes klaar, en uit je keuzes schrijft Beeylo het antwoord in je eigen woorden. Vraagt een klant "Kun je donderdag langskomen?", dan tik je "Ja" of "Liever vrijdag", en je antwoord staat er.

Marieke de Vriesdinsdag 08:12

Hoi,

De lekkage onder het aanrecht is terug, en nu druppelt het ook bij de vaatwasser. Kun je donderdag langskomen? Ik ben de hele dag thuis.

Groet,
Marieke

Marieke de Vries vraagt

Kun je donderdag langskomen?

JaLiever vrijdag

• Weet Beeylo iets niet zeker, dan staat er "Klopt dit?". Er wordt niets stil ingevuld.
• Je leest elk antwoord voordat het weggaat. Beeylo verstuurt nooit iets vanzelf.
• Het werkt in de browser op je computer en telefoon. Apps voor iPhone en Android komen eraan.

Beeylo kost € 39 per gebruiker per maand, exclusief btw, en de eerste week is gratis. Beeylo is nu in een besloten testfase; via de wachtlijst kom je erbij.

Veelgestelde vragen

Hoeveel regels kan ik in Outlook maken?

Er is geen maximum aantal regels, wel een maximale ruimte: alle ingeschakelde regels samen mogen 256 KB innemen. Lange namen en veel voorwaarden gebruiken meer ruimte.

Waarom werkt mijn Outlook-regel alleen als Outlook open is?

Sommige regels worden op je computer uitgevoerd in plaats van op de server. Die werken alleen als Outlook op die computer aanstaat.

Werken regels ook voor mijn Gmail-account in de nieuwe Outlook?

Nee. De nieuwe Outlook ondersteunt op dit moment geen regels voor accounts van andere aanbieders, zoals Gmail, Yahoo of iCloud. Die regels stel je in bij de aanbieder zelf.