Filters en labels in Gmail: zo stel je ze in, en zo kan het ook zonder

Labels en filters: wat is het verschil?

Een label is een etiket op een mail, zoals Klanten of Offertes. Een filter is een afspraak die Gmail zelf uitvoert: komt er mail binnen die aan iets voldoet, doe er dan iets mee, bijvoorbeeld een label geven.

• Labels zijn geen mappen. Een mail kan meerdere labels hebben.
• Alleen jij ziet je labels. De afzender en andere ontvangers zien ze niet.
• Verwijder je een mail, dan verdwijnt hij uit al je labels en uit je inbox.
• Je kunt maximaal 5000 labels maken.

Een label maken

Op de computer

1. Klik links in Gmail, naast Labels, op Nieuw label maken.
2. Vul een naam in. Wil je het label onder een ander label zetten, vink dan Label onderbrengen aan.
3. Klik op Maken.

Een label geven aan een mail doe je door de mail aan te vinken en op het labelpictogram bovenaan te klikken.

In de Gmail-app op Android

1. Open het menu en kies onder Alle labels Label maken.
2. Vul een naam in en tik op Opslaan.
3. Een label geven: houd je vinger op een mail, tik op Meer › Labelen als, vink labels aan en tik op OK.

Een filter maken

Filters maak je in Gmail op de computer, in je browser.

1. Klik bovenaan in de zoekbalk op Zoekopties tonen.
2. Vul in welke mail je bedoelt, bijvoorbeeld een afzender of woorden in het onderwerp. Met Zoeken zie je meteen welke mails eronder vallen.
3. Klik onderaan op Filter maken.
4. Kies wat Gmail met die mail moet doen, bijvoorbeeld een label geven of de inbox overslaan.
5. Klik nog een keer op Filter maken.

Filters aanpassen, verwijderen en bewaren

1. Ga naar Instellingen › Alle instellingen bekijken › Filters en geblokkeerde adressen.
2. Kies bij een filter Bewerken of Verwijderen.
3. Na bewerken klik je op Doorgaan › Filter updaten.

Wil je je filters bewaren of naar een ander account overzetten? Vink ze aan en kies onderaan Exporteren. Je krijgt dan een bestand. Met Filters importeren zet je ze weer terug.

Waarom een filter niet doet wat je verwacht

• Een filter werkt per bericht, niet per gesprek. Een reactie in een gesprek wordt alleen gefilterd als die zelf aan je zoekcriteria voldoet.
• Doorsturen geldt alleen voor nieuwe mail. Een filter dat doorstuurt, doet dat niet met mail die er al stond.
• De criteria zijn te ruim of te krap. Gebruik bij het maken de knop Zoeken om te zien welke mails er echt onder vallen.

Het onderhoud dat erbij komt

Filters zijn handig voor mail die altijd hetzelfde is: facturen, nieuwsbrieven, meldingen. Voor mail van klanten moet je ze bijhouden. Elke nieuwe klant of leverancier vraagt een nieuw filter of label, en na een tijdje weet je niet meer precies wat elk filter doet.

En een filter beantwoordt niets. De mail staat netjes onder het goede label, maar de vraag van de klant staat er nog, en het antwoord typ jij.

Zo kan het ook zonder filters

Beeylo werkt met Gmail en Google Workspace, en ook met Outlook en andere aanbieders. Je koppelt je mailbox, en je stelt niets in: geen filters, geen labels, geen regels.

In plaats van sorteren kijkt Beeylo wat een klant vraagt. Die vragen staan als keuzes klaar, en uit je keuzes schrijft Beeylo het antwoord in je eigen woorden. Vraagt een klant "Kan het voor de kerst klaar zijn?", dan tik je "Ja, dat lukt" of "Liever januari", en je antwoord staat er.

Joost Bakkermaandag 14:37

Hallo,

We willen graag zes borden en zes kommen in hetzelfde glazuur als de vaas die we vorig jaar bij je kochten. Kan het voor de kerst klaar zijn? Het wordt een cadeau voor onze dochter.

Groet,
Joost

Joost Bakker vraagt

Kan het voor de kerst klaar zijn?

Ja, dat luktLiever januari

• Weet Beeylo iets niet zeker, dan staat er "Klopt dit?". Er wordt niets stil ingevuld.
• Je leest elk antwoord voordat het weggaat. Beeylo verstuurt nooit iets vanzelf.
• Alles draait in Europa, en je mail wordt niet gebruikt om taalmodellen te trainen.
• Het werkt in de browser op je computer en telefoon. Apps voor iPhone en Android komen eraan.

Beeylo kost € 39 per gebruiker per maand, exclusief btw, en de eerste week is gratis. Beeylo is nu in een besloten testfase; via de wachtlijst kom je erbij.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een label en een map in Gmail?

Een label is geen map. Een mail kan meerdere labels hebben, alleen jij ziet ze, en verwijder je een mail, dan verdwijnt hij uit al je labels en uit je inbox.

Hoeveel labels kan ik in Gmail maken?

Maximaal 5000 labels, met maximaal 100 eigen labelkleuren.

Kan ik mijn Gmail-filters bewaren of overzetten?

Ja. In Filters en geblokkeerde adressen vink je filters aan en kies je Exporteren. Met Filters importeren zet je ze weer terug, bijvoorbeeld in een ander account.