Verwerkersovereenkomst

Concept van 15 oktober 2026 · English

Als je Beeylo Business gebruikt, leest Beeylo de mail in de mailbox die je koppelt. In die mail staan persoonsgegevens van anderen: je klanten, leveranciers en andere contacten. Voor die gegevens bepaal jij waarvoor en hoe ze worden gebruikt, en werkt Beeylo in jouw opdracht. De AVG (artikel 28) vraagt daarvoor een overeenkomst. Dit is die overeenkomst. Ze hoort bij onze voorwaarden en geldt zodra ze als definitief is gepubliceerd.

1. Tussen wie

• Jij, de klant: het bedrijf of de zelfstandige die Beeylo Business gebruikt en een mailbox koppelt. Jij bent verwerkingsverantwoordelijke.
• Beeylo, Rucphenseweg 38, 4882 KC Klein Zundert, KvK-nummer 42050169. Beeylo is verwerker.

Je eigen accountgegevens (je e-mailadres, inloggegevens, instellingen) vallen niet onder deze overeenkomst. Daarvoor is Beeylo zelf verantwoordelijk, zoals beschreven in onze privacyverklaring.

2. Wat Beeylo met de gegevens doet, en waarom

Beeylo verwerkt persoonsgegevens alleen om Beeylo Business aan jou te leveren. Concreet:

• de mail lezen in de mailboxen die je koppelt, en daar een kopie van bewaren;
• per gesprek uitzoeken wat er gevraagd wordt: wat er moet gebeuren, van wie, wanneer en voor hoeveel;
• antwoorden voorbereiden in jouw woorden, die jij nakijkt en zelf verstuurt;
• een antwoord versturen vanuit je eigen mailbox, pas nadat jij op Versturen drukt;
• je mailbox gelijk houden met wat je in Beeylo doet: gelezen markeren, archiveren, naar de prullenbak;
• de feiten over je bedrijf bewaren die jij goedkeurt, en leren hoe jij schrijft;
• een melding op je telefoon tonen als er nieuwe mail op je wacht.

Beeylo gebruikt de gegevens nergens anders voor. Geen reclame, geen profielen, geen verkoop, en geen training van algemene AI-modellen.

3. Van wie, en welke gegevens

Om wie het gaat

• mensen die jou mailen of die jij mailt: klanten, geïnteresseerden, leveranciers, partners en andere contacten;
• mensen die in die mail of in de bijlagen worden genoemd;
• collega's in je team, als je Beeylo met een team gebruikt.

Welke gegevens

• namen, e-mailadressen en andere contactgegevens (bijvoorbeeld uit een handtekening);
• de inhoud van mail: onderwerp, datum, tekst, en bijlagen tot 10 MB, met de tekst die uit pdf-bestanden wordt gelezen;
• zakelijke gegevens in die mail, zoals bedragen, factuurnummers, vervaldatums en betaallinks;
• wat Beeylo uit de mail afleidt: een samenvatting van wat er nodig is, de taal, of de afzender formeel schrijft, of de afzender een persoon of een organisatie is, en een cijfermatige vingerafdruk van de tekst om vergelijkbare vragen te vinden;
• feiten over je bedrijf die jij goedkeurt, waarin een contact bij naam kan staan;
• in een pushmelding: de naam van de afzender en het onderwerp.

Beeylo vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens). Mail kan ze toch bevatten, want Beeylo bepaalt niet wat mensen jou sturen. Zulke gegevens krijgen dezelfde bescherming als alle andere mail.

4. Hoe lang

Deze overeenkomst loopt zolang je een account bij Beeylo Business hebt. Sommige plichten, zoals geheimhouding en verwijderen, lopen door tot alle gegevens zijn verwijderd.

5. Jouw instructies

• Beeylo verwerkt de gegevens alleen volgens jouw instructies. Die instructies zijn de voorwaarden, deze overeenkomst, en wat je in de app doet: een mailbox koppelen, een antwoord versturen, archiveren, loskoppelen, je account verwijderen.
• Beeylo verwerkt de gegevens niet op een andere manier, tenzij de wet dat verplicht. Dan zegt Beeylo dat eerst tegen jou, tenzij de wet dat verbiedt.
• Vindt Beeylo dat een instructie in strijd is met de privacywet, dan laat Beeylo je dat weten.

6. Geheimhouding

Iedereen bij Beeylo die bij de gegevens kan, moet ze geheimhouden. Niemand bij Beeylo leest je mail, tenzij je daar zelf om vraagt voor hulp, het nodig is voor de beveiliging, of de wet het verplicht. [na te gaan: schriftelijke geheimhoudingsverklaring voor iedereen met toegang]

7. Hoe Beeylo de gegevens beschermt

Beeylo neemt deze maatregelen en houdt ze bij:

• Versleutelde verbindingen. Al het verkeer tussen de app, onze server, je mailprovider en onze dienstverleners is versleuteld.
• Versleutelde toegang tot je mailbox. Mailboxwachtwoorden en de inlogsleutels van Google en Microsoft worden apart versleuteld. De sleutel staat niet in de database: alleen onze server heeft hem, en alleen onze server kan ze openen. Ze komen nooit in de app of in onze logs.
• Versleuteld opgeslagen. De database en de bestanden staan versleuteld op schijf bij onze databaseleverancier.
• Elk account ziet alleen zijn eigen gegevens. Regels in de database controleren elk verzoek tegen de ingelogde gebruiker. Bijlagen staan afgeschermd, in een eigen map per gebruiker. In een team ziet een collega een mailbox alleen als die uitdrukkelijk met hem is gedeeld, en die toegang vervalt zodra hij het team verlaat.
• Niet meer toegang dan nodig. Bij Gmail vraagt Beeylo toestemming om mail te lezen, te labelen en te versturen, niet om mail definitief te verwijderen. Beeylo verstuurt nooit iets zonder jouw handeling. Het AI-model kan niet bij je mailbox en kan niets versturen.
• Veilig koppelen. Een Google- of Microsoft-mailbox koppelen gaat met een ondertekend, eenmalig en kortlopend verzoek dat aan je browser vastzit.
• Opslag in de EU. De database en bestanden staan in Frankfurt (Duitsland), de server draait in Amsterdam, en de AI-verwerking gebeurt in de EU.
• Logs zonder persoonsgegevens. Onze technische logs bevatten geen e-mailadressen, wachtwoorden, gebruikersnummers in leesbare vorm of mailinhoud. Crashmeldingen gaan naar een server in de EU en bevatten alleen het soort fout en waar die optrad.
• Grenzen. Inlogpogingen en gebruik van de dienst zijn begrensd om misbruik te voorkomen.
• Gescheiden systemen. Beeylo Business heeft een eigen database, los van andere producten van Beeylo.
• Back-ups. Onze databaseleverancier maakt dagelijks een back-up. [na te gaan: hoe lang back-ups bewaard blijven]
• Toegang van medewerkers. Alleen wie het voor zijn werk nodig heeft, kan bij de productiesystemen, elk met een eigen account. [na te gaan: inloggen in twee stappen op alle beheeraccounts]

8. Wie ons helpt

Je geeft Beeylo algemene toestemming om de dienstverleners hieronder in te schakelen (subverwerkers). Beeylo legt elk van hen afspraken over gegevensbescherming op die minstens zo streng zijn als deze overeenkomst, en blijft tegenover jou verantwoordelijk voor hun werk.

• Supabase: database, inloggen en opslag van bestanden. Servers in Frankfurt, Duitsland.
• Railway: draait de server van Beeylo. Regio EU West, Amsterdam.
• Mistral AI (Frankrijk): AI-verwerking van mailtekst, om die te begrijpen en antwoorden voor te bereiden. Opslag in de EU. Gebruik van onze gegevens voor training staat uit; Mistral bewaart de gegevens hooguit 30 dagen om misbruik op te sporen en verwijdert ze daarna.
• Google Firebase Cloud Messaging: bezorgt pushmeldingen (naam van de afzender en onderwerp), op een iPhone via de pushdienst van Apple.
• Sentry: crashmeldingen, op servers in de EU (Duitsland). Geen mail, adressen of wie je bent.
• Resend: verstuurt de eigen mail van Beeylo, zoals inloglinks en uitnodigingen voor een team. Jouw mail en antwoorden gaan nooit via Resend.

Geen subverwerkers: Google, Microsoft of je eigen mailprovider, die jij koos voor je mailbox, en Cloudflare, dat onze website host maar geen mail van jou verwerkt.

Wijzigingen. Voordat Beeylo een subverwerker toevoegt of vervangt, laat Beeylo je dat minstens 30 dagen vooraf per mail weten. Binnen die tijd kun je met redenen bezwaar maken. Komen we er samen niet uit, dan kun je stoppen met Beeylo en je account verwijderen, zonder kosten.

9. Gegevens buiten de EU

Je mail, bijlagen en wat Beeylo weet staan in de EU. Een aantal dienstverleners is Amerikaans, dus gegevens kunnen van buiten de EU worden ingezien, bijvoorbeeld voor onderhoud en hulp, of omdat een melding of mail door hun systemen gaat. Beeylo staat dat alleen toe met een geldige waarborg:

• Supabase, Railway, Resend: de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie in hun verwerkersvoorwaarden. [na te gaan per leverancier, en of een van hen gecertificeerd is onder het EU-VS-gegevensprivacykader]
• Sentry, Google (Firebase), Apple: het EU-VS-gegevensprivacykader en/of standaardcontractbepalingen. [na te gaan: actuele certificering op dataprivacyframework.gov]
• Mistral AI: Europees bedrijf, opslag in de EU. Waar dienstverleners van Mistral gegevens buiten de EU verwerken, gebruikt Mistral volgens eigen zeggen standaardcontractbepalingen.

10. Hulp aan jou

• Verzoeken van mensen. Vraagt een van je contacten zijn gegevens in te zien, te verbeteren of te verwijderen, dan kun je een deel daarvan zelf in de app, zoals feiten over je bedrijf aanpassen of verwijderen. Voor de rest helpt Beeylo je binnen een redelijke termijn. Komt zo'n verzoek rechtstreeks bij Beeylo binnen, dan stuurt Beeylo het door naar jou en beantwoordt het niet namens jou.
• Beoordelingen. Moet je een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) doen of de toezichthouder raadplegen, dan geeft Beeylo je de informatie die je nodig hebt over hoe Beeylo werkt.

11. Datalekken

Ontdekt Beeylo een beveiligingsincident dat jouw gegevens raakt, dan meldt Beeylo dat zonder onnodige vertraging, en uiterlijk binnen 48 uur na de ontdekking. Beeylo vertelt wat er is gebeurd, welke gegevens en mensen waarschijnlijk geraakt zijn, wat de waarschijnlijke gevolgen zijn, en wat Beeylo heeft gedaan of gaat doen. Is nog niet alles bekend, dan stuurt Beeylo wat er is en vult het later aan. Jij beslist of je het meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en de betrokkenen; Beeylo helpt je daarbij.

12. Controle

• Op verzoek geeft Beeylo je eerst documentatie waaruit blijkt dat Beeylo zich aan deze overeenkomst houdt, zoals een beschrijving van de maatregelen hierboven en eventuele beoordelingsrapporten.
• Is dat niet genoeg, dan kun je een controle laten doen: hooguit één keer per jaar, minstens 30 dagen vooraf aangekondigd, door een onafhankelijke controleur met geheimhoudingsplicht, tijdens kantooruren, en zonder toegang tot gegevens van andere klanten.
• De kosten van de controle zijn voor jou, tenzij blijkt dat Beeylo deze overeenkomst ernstig heeft geschonden.
• Een toezichthouder kan altijd controleren als hij daartoe bevoegd is.

13. Aan het einde

• Je mail blijft in je eigen mailbox. Beeylo haalt hem daar nooit weg.
• Koppel je een mailbox los, dan stopt Beeylo meteen met lezen en verwijdert het bewaarde wachtwoord of de inlogsleutel. Bij Google trekt Beeylo ook zijn toegang tot je Google-account in.
• Verwijder je je account (in de app onderaan Instellingen, of op onze pagina om je account te verwijderen), dan verwijdert Beeylo meteen alle gegevens waar deze overeenkomst over gaat: mailboxen, mail, bijlagen, zaken, antwoorden, feiten en schrijfvoorkeuren. Feiten die je met een team deelde, blijven bij dat team.
• Wil je eerst een kopie? Mail dan voor het verwijderen naar [email protected], en Beeylo stuurt die binnen een maand.
• Kopieën in back-ups van de database verdwijnen zodra die back-ups worden vervangen. Tot dan worden ze niet gebruikt. [na te gaan: bewaartermijn, en dat een herstel geen verwijderde accounts terugbrengt]
• Beeylo bewaart gegevens alleen langer als de wet dat verplicht.

14. Aansprakelijkheid

De grenzen van aansprakelijkheid in onze voorwaarden gelden ook voor deze overeenkomst. Elke partij blijft zelf verantwoordelijk voor boetes die een toezichthouder haar oplegt voor haar eigen deel. [na te gaan: hoe dit zich verhoudt tot aansprakelijkheid tegenover betrokkenen, AVG artikel 82]

15. Overige afspraken

• Spreken deze overeenkomst en de voorwaarden elkaar tegen over persoonsgegevens, dan gaat deze overeenkomst voor.
• Beeylo kan deze overeenkomst aanpassen, bijvoorbeeld als de wet of een dienstverlener verandert. Bij belangrijke wijzigingen laat Beeylo het je per mail of in de app weten voordat ze ingaan.
• Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing, net als op de voorwaarden.

Contact

Vragen over deze overeenkomst? Mail naar [email protected].